Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Keine staubigen Ordner mehr; keine unterschiedliche Versionen, die verwendet werden; immer und überall Zugriff auf Ihre Dokumenten - Plattform, unabhängig und ohne Software-Installationen.

Wir bieten Ihnen diverse Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu organisieren.

Zum einen haben wir die "Workflow basierten Dokumente".
Hierbei handelt es sich um Online-Dokumente, die einem klaren Erstellungs-, Änderungs- und Freigabe-Workflow folgen. Über die jeweiligen User-Berechtigungen können Sie selbst steuern, wer was darf und stellen so sicher, dass nur Dokumente im 4-Augen-Prinzip veröffentlicht werden. Diese Dokumente sind revisionssicher und haben eine automatische Archivierung, sodass Sie auch jederzeit auf die Dokumentenhistorie zugreifen können. Natürlich ist auch immer nachvollziehbar, wer wann was geändert bzw. freigegeben hat. Weiterhin können Sie die Nutzung dieser Dokumente für bestimmte Benutzergruppen einschränken (HACCP-Team, Management). Durch diese Online-Dokumente werden Sie in die Lage versetzt, Ihr komplettes Qualitätsmanagement nahezu papierlos organisieren zu können und leisten damit nicht nur einen Beitrag zu einer nachhaltigen Büroorganisation, sondern erschlagen auch direkt das Problem, dass an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Unternehmensbereichen mit unterschiedlichen Versionsständen gearbeitet wird.

Eine andere Möglichkeit bieten Ihnen die "freien Dokumente".
Mit dieser Art von Dokumenten tragen wir der Individualisierung Rechnung. In diesen Dokumentenbereichen können Sie ganz individuelle, beispielsweise Ihre Formblätter, Kopien von Zertifikaten, Sicherheitsdatenblätter, Unterschriftslisten und vieles mehr hinterlegen. Auch hier gibt es einen speziell geschützten Bereich für Dokumente des HACCP-Teams / des Managements, wo zum Beispiel Protokolle von Krisentests, Managementreviews, Risikoanalysen usw. abgelegt werden können. Wie der Name schon sagt, sind Sie bei diesen Dokumenten völlig frei, in welcher Form Sie diese hinterlegen wollen. Sie können alle gängigen Formate (PDF, Excel, Word, PowerPoint,...) einfach in das Portal hochladen und schon steht das entsprechende Dokument allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.

Einen ganz besonderen Service bieten wir hinsichtlich der Information zu neuen / geänderten Dokumenten an. Alle, im Portal registrierten Mitarbeiter, erhalten entsprechende Informationsmails, wenn ein für sie relevantes Dokument neu eingestellt bzw. aktualisiert wurde. Somit werden alle Änderungen im Portal proaktiv kommuniziert und nichts bleibt unbemerkt.